Офис без техники различного назначения — все равно что школьный класс без парт или доски. Даже на стадии планирования интерьера в первую очередь учитывают, сколько и каких компьютеров понадобится, где будут располагаться принтеры и факсы. Нужно обдумать все заранее, чтобы в офисе было удобно работать и ничто не мешало продуктивности сотрудников.
Стандартный набор оргтехники включает в себя:
- Компьютеры в сборе или ноутбуки;
- Принтеры, сканеры, копиры или МФУ;
- Телефоны и факсы;
- Различные расходники (сетевые фильтры, источники бесперебойного питания, флешки, USB-хабы и др.).
В зависимости от того, чем занимается компания, комплект может дополняться кассовыми аппаратами, счетчиками для денег, термопрессами и другими видами оргтехники.
Лайфхак: обустраивая офис, вам в любом случае придется объединять все офисные компьютеры в единую сеть. Для того, чтобы сэкономить на данном этапе, лучше всего купить коммутаторы оптом это гораздо выгоднее приобретения оборудования в розницу.
Все начинается с компьютера
Независимо от специфики офиса, в нем должны быть компьютеры. Вычислительные машины используются практически в любых операциях: от составления документации до создания рекламных макетов. Конечно, в условиях офиса нет нужды в мощных игровых компьютерах. Чаще всего устанавливаются бюджетные модели со стандартным набором программ, необходимых для работы: операционной системой Windows, Word Office, Excel, 1С и др.
Обратите внимание! Существует сложное программное обеспечение, которое впоследствии может замедлять работу и накапливать ошибки, особенно если к локальной сети подключено больше трех машин. В таком случае целесообразно приобрести один навороченный компьютер и использовать его в качестве сервера для остальных.
Монитор, мышка и клавиатура должны быть удобными. Офисные работники проводят за компьютером по 8 часов, поэтому ничто не должно мешать им или раздражать, иначе продуктивность существенно снизится.
Принтер, сканер, копир или «3-в-1»
В офисе обязательно должен быть принтер. Если вы планируете пользоваться им время от времени, то подойдет бюджетная струйная модель. Если часто — тогда лучше раскошелиться на лазерный, а заодно и купить тонеры для принтеров оптом. Это позволит вам избежать неловких ситуаций, когда необходимо срочно распечатать важный документ, а чернила закончились.
Нередко в офисе возникает нужда в сканировании или копировании бумажных документов. Прикиньте, насколько часто вы будете нуждаться в данных аппаратах. Возможно, вместо обычного принтера стоит приобрести в офис МФУ — устройство, совмещающее в себе функции принтера, сканера и копира.
Другая техника
Обеспечение связи между отделами, начальством, клиентами — важный этап обустройства офиса. Необходимо сразу прикинуть, сколько понадобится стационарных телефонов, факсов, модемов и других устройств.
Если вы планируете проводить бизнес-встречи и семинары, стоит побеспокоиться и об оборудовании для презентаций. Например, компактный проектор можно установить в конференц-зале или комнате для переговоров. Хорошо продуманное расположение оргтехники в офисе поможет вам организовать его работу наиболее эффективно и избежать дополнительных трат в будущем.
